نکاتی درباره جلسه تجاری با شرکت‌های روسی
رعایت برخی نکات فرهنگی و فنی در جلسات آنلاین و حضوری که با شرکت‌های روسی برگزار می‌شود، می‌تواند تاثیر بسزایی در موفقیت مذاکرات داشته باشد.
توجه داشته باشید تنوع فرهنگی در روسیه بسیار زیاد است و نکاتی که در این مقاله آمده، عموما مربوط به بیزنس‌های رسمی روسیه و اشخاص و شرکت‌های روس است. جلساتی که با اشخاص غیر روس مانند آذربایجانی‌ها، تاجیک‌ها، گرجی‌ها، ارمنی‌ها و… برگزار می‌شود، ممکن است شرایط و اصول متفاوتی داشته باشد.
همچنین برخی از این نکات ممکن است بدیهی به نظر برسد و بسیاری با آن‌ها آشنایی دارند، اما جهت حفظ جامعیت مطلب،ذکر شده‌اند.
۱. آمادگی قبل از جلسه تجاری
برنامه‌ریزی جلسه
قبل از هر جلسه، موضوع جلسه و اهداف و انتظارات خود از آن را به طور کامل مشخص کنید. اگر قصد و هدف شما فروش کالا است، هزینه‌های حمل، کد تعرفه کالا یا محصول (HS Code)، تعرفه ها و هزینه‌ها گمرکی، مسیر حمل، نوع حمل (زمینی، دریایی، هوایی)، نوع بسته بندی، تعداد کارتن در پالت، تعداد پالت در کانتینر و به طور کلی، جزییات دقیق را از قبل آماده کنید.
علاوه بر این، کسب اطلاعاتی درباره طرف روس، اسم دقیق حضار در جلسه، سمت آن ها، این تصمیم گیرنده هستند یا خیر، به شما در هدایت موفق جلسه کمک می‌کند.
توقعات از جلسه
سطح توقعات و انتظارات خود از جلسه، به خصوص جلسه اول را خیلی بالا نبرید. برای به ثمر نشستن یک مذاکره خوب باید از عجله در عقد قرارداد پرهیز کنید. به طور کلی روس‌ها در بیزنس رسمی، درباره قرارداد افراد سخت‌گیری هستند. بنابراین اگر با شرکتی مذاکره می‌کنید که نسبت به کار سخت نگرفته و به جزئیات بی توجه است، می‌توانید این مسئله را به عنوان یک زنگ خطر تلقی کنید.
روس‌ها مثلی دارند که می‌گوید: «شیطان در جزییات است.». جزییات را دست کم نگیرید.
داشتن سایت آپدیت شده با دیزاین و محتوای حرفه‌ای، با جزییات و اطلاعات دقیق، به همراه ایمیل کاری فعال، وجهه کاری شما را تا حد زیادی افزایش می‌دهد. فرهنگ قالب در روسیه، فرهنگ کتبی است. بر خلاف فرهنگ ایران که عموما شفاهی است. بر خلاف ما که با ویس های مکرر سعی در توضیح مطلب یا شرح مشخصات محصولات داریم، روس ها به نوشتن و مکتوب کردن مطالب تمایل دارند.
به عکاسی خوب، متن خوب، ترجمه خوب و طراحی خوب اهمیت دهید و برای آن هزینه کنید. شیطان در جزییات است! جزییات را دست کم نگیرید. داشتن اسناد مکتوبی همچون کاتالوگ و لیست قیمت، تاثیر خوبی بر طرف مقابل گذاشته و نشان از حرفه‌ای بودن شما دارد.
حتما ساعت ملاقات و مکان جلسه را از قبل به صورت دقیق تعیین کنید و به آن متعهد باشید. یکی از نارضایتی‌های شرکت‌های روسی از عدم تعهد ایرانی‌ها به تعهدات خود در همه سطوح، از جمله در تاریخ و ساعت جلسه است. کمی قبل از جلسه، باز هم تماس داشته باشید و از برقرار بودن جلسه طبق توافق اطمینان حاصل کنید.
تا جایی که امکان دارد برای هماهنگی از ارتباط مکتوب استفاده کنید و اگر موبایل طرف مقابل را دارید، ترجیحا بنویسید و از تماس صوتی بدون هماهنگی قبلی پرهیز کنید.
اگر برای جلسه اول به دفتر کار طرف مقابل دعوت نشدید این مسئله به عنوان یک نشانه منفی تلقی می‌شود. در صورتی که طرف مقابل میزبان جلسه است، تا جایی که امکان دارد سعی کنید جلسه اول را در دفتر وی برگزار کنید. البته همیشه استثنا وجود دارد.
حتما از قبل طوری برنامه‌ریزی کنید که سر موقع در جلسه حضور پیدا کنید و مواردی همچون ترافیک مسیر و… در جلسات حضوری و مشکلات اینترنت در جلسات آنلاین را در نظر بگیرید. اگر در شرایطی قرار گرفتید که امکان حضور در جلسه برایتان فراهم نیست حتما از قبل، به طرح مقابل اطلاع دهید.
یکی از عادت‌های ما ایرانی‌ها این است که حتی زمانی که می‌دانیم دیر می‌رسیم، خبر نمی‌دهیم یا اگر خبر بدهیم، برای کمتر نشان دادن زمان تاخیر، واقعیت را نمی گوییم و ده دقیقه ما یک ساعت می‌شود. به جای عذرخواهی، زمان تاخیر واقعی را بگویید!
به کارگیری مترجم خوب بر مذاکره موفق تاثیر بسزایی دارد. توجه کنید مترجمی که انتخاب می‌کنید علاوه بر زبان روسی و فارسی به فرهنگ روسیه و موضوع بیزنس شما نیز تسلط داشته باشد. انتخاب اشتباه مترجمی که با فرهنگ روسیه آشنایی ندارد، می‌تواند تاثیر بسیار منفی بر کار شما بگذارد.
با توجه به فرهنگ روسیه که در آن افراد عموما به هدیه علاقه دارند، اگر قصد تهیه هدیه دارید مواردی همچون چای، دمنوش، سوهان، گز، پسته و صنایع دستی همچون خاتم، فرش یا پارچه قلمکار باکیفیت، می‌توانند انتخاب‌های خوبی باشند. برعکس، مواردی همچون زعفران، تابلوفرش و ظروف میناکاری (عدم هماهنگی با پالت رنگی دکوراسیون در روسیه) توصیه نمی‌شوند.
اگر محل ملاقات شما در رستوران است و حلال بودن غذا از نظر اسلامی برای شما مهم است حتما شرایط غذا را از قبل برای طرف مقابل توضیح دهید تا بتوانند رستورانی انتخاب کنند که غذای حلال سرو می‌کند. بعضی از روس‌ها فکر می‌کنند گوشتی که از خوک نباشد، حلال است و تصوری از گوشت حلال ندارند. اگر برایتان مهم است، حتما از قبل توضیح بدهید و تعارف نکنید.
اگر مشروبات الکلی نمی‌نوشید، خیلی راحت از قبل اطلاع بدهید. دقت کنید که روس‌ها هم عموما مردمان مهمان نوازی هستند و مایلند برای مهمان خود سنگ تمام بگذارند. از دید آن‌ها، گوشت و مشروب خوب، احترام به مهمان است. پس لازم است از قبل توضیح بدهید تا به شکل دیگری تدارک ببینند و از پذیرایی خود رضایت داشته باشند. این که از قبل اطلاع ندهید و در حین غذا، چیزی نخورید، فقط طرف روس خود را ناراحت کرده‌اید.
همانطور که همه می‌دانند، پوشیدن لباسی که مطابق با فضایی که در آن قرار می‌گیرید (فرودگاه، رستوران، دفتر کار و…) و اصول مد باشد نقش زیادی در تاثیر اولیه شما بر طرف مقابل می‌گذارد. به طور کلی، به نسبت گذشته مردم راحت تر و اسپورت تر لباس می‌پوشند، حتی در جلسات رسمی. زیادی رسمی پوشیدن و همیشه کراوات زدن و کت و شلوار پوشیدن، دیگر مد نیست.
پر واضح است که نباید لباس رسمی که در جلسات استفاده می‌کنید را در هواپیما یا میدان سرخ یا مهمانی‌های بعد از جلسات نیز استفاده کنید.
۲. در حین جلسه تجاری
با اینکه داشتن دفتر کار بزرگ می‌تواند نشان‌دهنده قدرت شرکت طرف مقابل باشد، اما توجه داشته باشید که بسیاری از شرکت‌های توانمند در روسیه، دفتر کار کوچکی دارند. به طور کلی دفتر کار را برای تخمین قدرت و توانایی شرکت طرف مقابل ملاک قرار ندهید.
عموما در کشور روسیه ورود و خروج افراد به ساختمان‌های اداری توسط نگهبانی، با استفاده از پاسپورت کنترل می‌شود. در اکثر موارد بدون هماهنگی قبلی امکان ورود به ساختمان وجود ندارد. ممکن است از قبل اسم و مشخصات شما را بخواهند تا برایتان مجوز ورود صادر کنند.
با توجه به زمان محدود جلسه سعی کنید تا جایی که امکان دارد از کلی‌گویی، تکرار مباحث، تشکر زیاد و بیش از حد، صحبت‌های حاشیه‌ای همچون مباحثات سیاسی و مسائل شخصی بپرهیزید. خصوصا بحث سیاسی که ممکن است بر دید طرف مقابل نسبت به شما تاثیر واضحی بگذارد.
بر خلاف فرهنگ ایرانی که در آن سلام و احوالپرسی با همه افراد حاضر نشانه ادب است در روسیه بهتر است حتی در مواردی مثل سلام و خداحافظی تنها روی فردی که با او جلسه دارید تمرکز کنید. به این نکته نیز توجه داشته باشید که در حالت کلی در فرهنگ روسیه مرد برای دست دادن با خانم پیش‌قدم نمیشود. دست دادن زن و مرد در روسیه فقط زمانی است که خانمی خودش پیش قدم شود.
یادداشت برداری در حین جلسات علاوه بر اینکه به شما در یادآوری نکات مهم جلسه کمک می‌کند، حس خوبی به طرف مقابل شما انتقال می‌دهد. حتما در پایان جلسه، نتیجه صحبت‌ها و توافق‌ها را با طرف مقابل مرور کنید و این که قرار است هر طرف، بعد از جلسه چه کارهایی انجام دهد. چه فایل‌هایی بفرستد و…
برای داشتن یک مذاکره موفق اغراق نکردن در میزان توانایی شرکت ضروری است. قولی ندهید که می‌دانید قادر به انجام آن نیستید. تلطیف جلسه ارزش نیست، به قول و قرار خود پایبند بودن ارزش است.
با کمال تاسف، بسیاری از حرف‌ها و قول و قرارهای ما، قابلیت انجام ندارند و فقط به قصد زیبا بودن جلسه و «قوی و توانمند جلوه کردن» بیان می‌شوند و دقیقا به همین دلیل، بعد از جلسه، طرف‌های ایرانی غیب می‌شوند و طرف روس از این رفتار گیج می‌شود و به شدت به اعتبار ایرانی‌ها لطمه می‌زند. جلسه اگر تلخ، اما واقعی باشد، بهتر از این است که شیرین اما غیر واقعی و غیر عملی باشد. قرار نیست اولین و بهترین و بزرگ‌ترین شرکت در زمینه کاری خودتان باشید. خودتان باشید!
متاسفانه زیاد دیده می‌شود که طرف ایرانی در هر زمینه‌ای خود را موفق و صاحب نظر معرفی می‌کند. چوب؟ ما کارخانه داریم. آهن؟ سهامدار دوب آهن اصفهان هستیم. پسته؟ هفتاد درصد باغات پسته در اختیار اقوام پدری ماست. لبنیات؟ کارخانه داریم. کشاورزی؟ چه جالب، ما خانوادگی باغداریم.
این رفتار که با کمال تاسف از بسیاری از ایرانی ها دیده می‌شود، کودکانه تلقی شده و باعث می‌شود در اهداف اصلی خود ناکام بمانید و شما را جدی نگیرند.
در هر جلسه تنها در رابطه با یک موضوع یا معامله صحبت کنید. حتی اگر در چند زمینه مختلف به طور جدی فعالیت دارید، تا حد امکان خود را به یکی دو موضع محدود کنید و از این به آن شاخه نپرید.
حدود هشتاد درصد بیزنس در روسیه رسمی و بیست درصد آن غیررسمی است. بیزینس‌های غیررسمی که عموما توسط آذربایجانی‌ها، قزاق‌ها و… اداره می‌شود ریسک بسیار زیادی داشته و عموما قابل پیگیری حقوقی و قضایی نیستند.
تعداد زیادی از افراد فعال در بازار غیررسمی روسیه، افرادی به شدت اهل اغراق و متظاهر به دین هستند. اگر تصمیم به انجام معامله در بازار غیررسمی گرفتید، حتما توجه داشته باشید که تظاهر به دین‌داری طرف مقابل را ملاک قرار نداده و تا جایی که امکان دارد معامله را به صورت امن انجام دهید تا ریسک معامله به حداقل برسد.
ممکن است بعد از جلسه شما را به رستوران دعوت کنند. در رابطه با حساب کردن صورت‌حساب تعارف بیش از حد و پر شور انجام ندهید چرا که عمل و تفکر فقیرانه‌ای شمرده می‌شود.
با هم مشروب خوردن در روسیه، نشان‌دهنده ارتقای سطح رفاقت و دوستی است اما اگر به دلایل عقیدتی و… مایل به نوشیدن الکل نیستید، همان طور که گفته شد، می‌توانید به راحتی این مسئله را مطرح کنید.
تُست گفتن قبل از نوشیدن مشروب امر مهمی است. عموما افراد حاضر در جمع، قبل از به سلامتی گفتن، سخنرانی کوتاهی شامل نصیحت، خاطره، شعر و… ایراد می‌کنند. قاعدتا در جلسات کاری موضوع این سخنرانی مرتبط با مواردی همچون دوستی، رفاقت و بیزنس است.
۳. پیگیری بعد از جلسه
بعد از جلسه می‌توانید به وسیله مسیج کوتاهی، ضمن معرفی و یادآوری جلسه اطلاعات تماس و بقیه نکات مهم را برای طرف مقابل ارسال کنید. ممکن است جلسه از نظر شما خوب پیش نرفته باشد اما در واقع و از دید طرف مقابل مذاکره در مسیر درستی باشد.
حتما حین جلسه مشخص کنید که موارد مشخص شده در جلسه توسط چه کسی پیگیری خواهد شد. اطلاعات تماس وی را هم به طرف مقابل بدهید. در بسیاری از موارد شرکت‌های ایرانی حضور به ظاهر قوی در جلسات دارند اما بعد از جلسه پاسخگوی طرف مقابل نیستند و غیب می‌شوند!
این یکی از بزرگ‌ترین آفت‌های تجارت با روسیه است. از سطح کلان اقتصادی گرفته تا سطوح پایین و خرید و فروش تجاری. حتما بعد از جلسه برای چک کردن ایمیل و پاسخگویی به طرف مذاکره وقت بگذارید. اگر هم خودتان قادر به پاسخگویی نیستید اطلاعات تماس نماینده‌تان را ارائه کنید تا با ایشان در تماس باشند.
Reza Ebadi
با سلام و احترام
مطالب و نکات جلسات با روس ها را فوق العاده زیبا و موثر فرمایش کرده اید.